Officemanager

Waarom deze vacature er is

Wij zijn een praktijk voor gezinsbegeleiding en (relatie)therapie. Barneveld is onze hoofdvestiging, daarnaast zijn we in Apeldoorn en in de regio Zwolle te vinden. We zijn met circa veertien collega's en we groeien. Het werk achter de schermen groeit mee: aanmeldingen, facturen, mailboxen, overleggen, de website. Dat doen nu de directie en onze operationeel manager, tussen het andere werk door. Dat kan beter. We zoeken iemand voor wie dit het werk is, en niet iets ernaast.

Wat je doet

Je bent de spil tussen cliënten, collega's en de directie. Alles wat praktisch is, pak jij op. Een inhoudelijke vraag zet je door naar de collega die erover gaat.

Cliënten en administratie

• Je bent vaak de eerste die een ouder, verwijzer of collega spreekt: aan de telefoon, per mail of aan de balie. Je beheert onze algemene mailboxen en zorgt dat elk bericht bij de juiste persoon terechtkomt.
• Je verwerkt aanmeldingen, houdt cliëntgegevens en dossiers bij en seint op tijd als een traject opvolging nodig heeft.
• Je maakt en verstuurt facturen, houdt betalingen, uren en declaraties bij en bereidt de gegevens voor onze boekhouder voor.

Team en praktijk

• Je organiseert teamoverleg, intervisie en teamactiviteiten, notuleert waar nodig en bewaakt de afspraken en actiepunten.
• Je ondersteunt de directie secretarieel en administratief, en je bent naar buiten een ambassadeur van Blended Family.
• Je houdt documenten, formats en onze digitale werkomgeving op orde, waaronder ons intranet.
• Locaties, materialen, printwerk, kerstpakketten, koffie en thee bij een groepsbijeenkomst: jij regelt het.

Online

• Je houdt de website actueel, beheert onze sociale media en helpt mee met de nieuwsbrieven.

Veel? Je hoeft niet alles vanaf de eerste dag te kunnen. Hoe meer je oppakt, hoe meer het team aan jou overlaat.

Jij

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4-opleiding in een relevante richting, en je werkt en denkt op hbo-niveau.
• Ervaring als officemanager, of in de zorg, de jeugdzorg of een vergelijkbare maatschappelijke organisatie, is een pre.
• Je bent gastvrij en nuchter. Wie ons belt, zit soms midden in een scheiding of een crisis thuis. Jij blijft rustig en vriendelijk.
• Je werkt nauwkeurig en zelfstandig, en je ziet zelf wat er moet gebeuren.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke gegevens.
• Je bent digitaal handig. Mailboxen, agenda's, een website of een cliëntsysteem schrikken je niet af.
• Je kunt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen. In de jeugdhulp is dat verplicht.

Wij

• Een klein, eigenwijs team met korte lijnen, veel overleg, een goed gevoel voor humor en goede koffie.
• Werk dat ertoe doet. Elk uur dat jij de praktijk laat lopen, kan een collega aan een gezin besteden.
• Ruimte om je werk zelf in te richten en het te laten groeien.
• Je doet mee met onze teamactiviteiten, van de Zorgmarathon tot de trainingen die we op maat laten maken.

Beloning

• Cao Jeugdzorg schaal 7. Van € 2.923 tot € 4.177 bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 36 uur. Waar je instapt, hangt af van je ervaring.
• 12 tot 20 uur per week, verdeeld over meerdere dagen. Je werktijden spreken we samen af.

Sommigen noemen ons eigenzinnig. Wij noemen het menselijk.